Thông tư số 13/2026/TT-BTP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

Ngày 30/9/2026, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 13/2026/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số nội dung về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia. Thông tư có hiệu lực thi hành từ ngày 10/10/2026.

Thông tư được ban hành nhằm hướng dẫn cụ thể việc tổ chức, hoạt động của Bộ phận Một cửa; triển khai, vận hành ki-ốt thông minh; thực hiện quy trình, nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính; khai thác, tái sử dụng dữ liệu; chuẩn hóa quy trình điện tử và quản lý hồ sơ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

1. Tăng cường hiệu quả hoạt động của Bộ phận Một cửa

Thông tư quy định các nội dung liên quan đến tổ chức, hoạt động của Bộ phận Một cửa và việc triển khai, vận hành ki-ốt thông minh tại Bộ phận Một cửa. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng tiếp nhận, hướng dẫn và giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân tiếp cận các dịch vụ hành chính công.

Việc tổ chức thực hiện cần bảo đảm công khai, minh bạch, đúng trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết; xác định rõ trách nhiệm của cơ quan, đơn vị và người có thẩm quyền trong từng khâu xử lý hồ sơ.

2. Đẩy mạnh khai thác, tái sử dụng dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính

Một trong những nội dung quan trọng của Thông tư là tăng cường khai thác, sử dụng dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các hệ thống thông tin hợp pháp được kết nối, chia sẻ theo quy định.

Theo đó, khi thông tin cần thiết đã có trong cơ sở dữ liệu, đủ điều kiện khai thác và sử dụng, cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu để thay thế các giấy tờ tương ứng trong hồ sơ. Người dân, tổ chức không phải kê khai lại hoặc nộp lại những thông tin, giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có và có thể khai thác theo quy định.

Việc khai thác, tái sử dụng dữ liệu phải bảo đảm đúng mục đích, phạm vi, thẩm quyền; đồng thời chú trọng tính chính xác, tính cập nhật và trạng thái hiệu lực của dữ liệu. Trường hợp thông tin chưa có, chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc pháp luật có yêu cầu cung cấp thì tổ chức, cá nhân thực hiện bổ sung theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

3. Chuẩn hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử

Thông tư hướng dẫn việc xây dựng quy trình nội bộ và quy trình điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính, bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật, yêu cầu đơn giản hóa thủ tục, tái cấu trúc quy trình và tái sử dụng dữ liệu.

Các bước xử lý hồ sơ cần được xác định rõ về trình tự, điều kiện chuyển bước, cơ quan hoặc đơn vị chịu trách nhiệm, thời hạn giải quyết, dữ liệu đầu vào, kết quả đầu ra và trạng thái xử lý. Việc chuẩn hóa quy trình điện tử góp phần nâng cao khả năng theo dõi tiến độ, cảnh báo hồ sơ quá hạn và xác định trách nhiệm trong quá trình giải quyết.

Bên cạnh đó, việc giải quyết thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính được thực hiện theo danh mục, phạm vi và lộ trình do cơ quan có thẩm quyền công bố, bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật và điều kiện triển khai thực tế.

4. Thống nhất biểu mẫu và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ

Thông tư ban hành hệ thống biểu mẫu phục vụ quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, bao gồm giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ; văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết; phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và các biểu mẫu liên quan khác.

Các biểu mẫu được thiết kế để sử dụng trên phương tiện điện tử và có thể in trên khổ giấy A4 khi cần thiết. Thông tin đã có trên hệ thống hoặc được khai thác từ cơ sở dữ liệu sẽ được tích hợp vào biểu mẫu khi đáp ứng đủ điều kiện.

Đối với sổ theo dõi hồ sơ điện tử, việc quản lý được thực hiện trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính; không bắt buộc in sổ giấy nếu hệ thống bảo đảm đầy đủ thông tin theo quy định. Đồng thời, không yêu cầu lập hoặc ghi chép lại bằng sổ giấy, phiếu hay biểu mẫu riêng đối với những thông tin đã được hệ thống tự động ghi nhận và bảo đảm đầy đủ yêu cầu quản lý.

5. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị và người dân trong quá trình thực hiện

Để triển khai hiệu quả Thông tư số 13/2026/TT-BTP, các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức tham gia giải quyết thủ tục hành chính cần chủ động nghiên cứu, thực hiện đúng quy trình, sử dụng thống nhất các biểu mẫu, khai thác dữ liệu theo thẩm quyền và nâng cao trách nhiệm trong tiếp nhận, xử lý, trả kết quả hồ sơ.

Đối với UBND xã Xuân Định, việc triển khai Thông tư gắn với nhiệm vụ nâng cao chất lượng hoạt động tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và tạo thuận lợi cho người dân khi liên hệ thực hiện các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền.

Người dân, tổ chức cần chủ động tìm hiểu thông tin về thủ tục hành chính, chuẩn bị và cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết; phối hợp bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu hợp lệ của cơ quan giải quyết. Đồng thời, khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến khi phù hợp, theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ và thực hiện các hướng dẫn trên hệ thống.

Việc triển khai Thông tư số 13/2026/TT-BTP góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước, nâng cao tính công khai, minh bạch và hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, hướng đến xây dựng nền hành chính phục vụ, lấy người dân và tổ chức làm trung tâm.